Chaque année, c’est le même rush ! En quelques heures, des dizaines, voire des centaines d’élèves accourront en même temps faire leur inscription dans vos cours. Sur KIM.dance on vous dévoile souvent de nouvelles astuces pour développer votre école plus facilement. Alors pour vous concentrer sur le principal : bien accueillir, conseiller et inscrire vos élèves, aujourd’hui, nous allons vous partager comment permettre à vos élèves de se préinscrire à vos cours en ligne.

L’étape d’inscription est la première expérience de l’année que vous offrez aux élèves et leurs parents. Et comme vous le savez, on a rarement la chance de faire une seconde bonne impression. Pour les plus sceptiques, remémorez-vous tous ces restaurants avec un accueil désagréables qui ne vous ont jamais revus…

Alors que vous préparez votre prochaine rentrée, profitons de ce moment pour initier une nouvelle dynamique et mettre toutes les chances de votre côté. Je vous propose d’optimiser le sujet le plus chronophage de vos inscriptions : le formulaire d’inscription !

Économisez vos précieux euros (coût d’impression), préservez la planète, votre énergie (logistique simplifiée, stockage réduit, mobilité) et vos yeux (les écritures de médecin ou en pattes de mouches), étape par étape, on va supprimer le papier gratuitement grâce aux outils de Google.

Moderniser le processus d’inscription

Avec ce nouveau processus, l’objectif va être d’appliquer de supprimer l’usage du papier et l’étape d’impression. En conséquence, fini les classeurs lourds, les feuilles pliées, froissées, déchirées, et après, le stockage de formulaires non utilisés, voire périmés ! Dorénavant, voici les étapes à suivre :

  1. Mettez en ligne votre formulaire d’inscription via Google Form, ce sera votre étape de préinscription
  2. Transmettez par mail ou réseaux sociaux le lien du formulaire à vos futurs élèves qui se préinscriront en ligne le plus vite possible
  3. L’élève se présente le jour J pour valider son inscription avec vous, vous remettre ses documents et son règlement.

Pour vous donner un aperçu de ce que pourrait être votre formulaire, voici un exemple de préinscription type que j’ai créé en moins de 15 minutes sur Google Form.

Et voici le tableau des réponses obtenues :

Google sheet réponses à formulaire d'inscription google form

On s’y met ?

 

Étape 1 – Pour les inscriptions, Google est ton ami !

En vous créant un compte Google, vous pouvez utiliser gratuitement tous les outils collaboratifs dont :

  • Gmail : la messagerie mail de Google
  • Drive : stockage en ligne de vos fichier
  • G suite : l’équivalent de la suite Office (Word, Excel…), dont notamment Google Form, que l’on va utiliser comme formulaire.

Google Form est un formulaire personnalisable en ligne. On va donc détourner son usage premier pour votre plus grand bonheur, comme de vrais pirates. 😉

Une fois connecté à votre compte Google, veuillez-vous rendre sur Google Form et créer un formulaire. Votre nouveau formulaire est composé des éléments suivants :

Google Form nouveau formulaire
  1. L’onglet Questions est l’espace où seront toutes les questions de votre formulaire.
  2. L’onglet Réponses est l’espace où seront rangées toutes les réponses de vos élèves.
  3. Le titre de votre formulaire (par exemple : NOM DE VOTRE ÉCOLE – Fiche de préinscription 2020-2021)
  4. La description est l’espace idéal pour souhaiter la bienvenue, communiquer vos dates d’inscriptions et vos informations importantes.
  5. Ce bouton vous servira à personnaliser les couleurs de votre formulaire, idéal pour le mettre aux couleurs de l’école.
  6. Ce bouton vous servira à voir et tester votre formulaire comme un élève.
  7. Vos différentes options de paramétrage général du formulaire. Vous n’aurez pas à y toucher dans le cadre de ce formulaire.
  8. Ce bouton vous permet de partager votre formulaire. On s’en servira pour l’étape 3.

Quelles questions mettre dans mon formulaire ?

Sur les réseaux sociaux, vous étiez plus de 200 à nous partager les informations que vous demandez à vos élèves.

Pour vous éviter des heures de formations et d’exploration sur Google Form, on a fait simple. Je vous propose de retrouver dans le tableau ci-dessous, une liste de critères avec le type de réponse associé qu’on vous explique plus bas.

Les informations dont vous avez besoinType de questions recommandéesInfos complémentaires
Contact de l’élève  
Numéro adhérentÀ faire vous-même dans votre tableau de réponse 
Nom et prénomRéponse courte 
Date de naissanceDate 
Adresse, code postal et villeRéponse courte 
Téléphone de l’élèveRéponse courte 
MailRéponse courte 
Profil Facebook, Instagram, autreRéponse courte 
PhotoImporter un fichierDemandez leur de vous le transmettre par mail (cf. formulaire en exemple)
Si mineur, autorisation de départ de l’école seulChoix multiples 
Santé & contact d’urgence 1 et 2  
Nom et prénom des contacts d’urgenceRéponse courte 
TéléphoneRéponse courte 
MailRéponse courte 
Maladies chroniquesRéponse courte 
Allergies (alimentaires, médicamenteuses…)Réponse courte 
Médicament (traitement chronique)Réponse courte 
Certificat médical ou décharge médicaleChoix multiplesDemandez leur de vous le transmettre par mail (cf. formulaire en exemple)
Autorisation de contacter les pompiersChoix multiples 
Réglementation  
Règlement intérieurChoix multiples 
Droit à l’imageChoix multiples 
Cours  
Cours #1 + Replay de KIMChoix multiples« + Replay » concerne nos écoles partenaires
Cours #2 + Replay de KIMChoix multiples« + Replay » concerne nos écoles partenaires
Cours #… + Replay de KIMChoix multiples« + Replay » concerne nos écoles partenaires
Nombre d’heures de cours À faire vous-même dans votre tableau de réponse
Règlements  
Montant (avec ou sans réduction) À personnaliser dans votre tableau d’inscription
Moyen de règlementChoix multiples 
Nombre de règlementsChoix multiples 

Encore 2-3 trucs…

Voici mes derniers conseils avant d’entrer de débuter le paramétrage :

  • Organisez vos questions avec un fil conducteur et une logique d’entonnoir : Contact, Santé, Réglementation, Cours…
  • Faîtes une question par information pour faciliter l’usage de votre fichier de réponse. Soit NOM est une question, le Prénom est une autre question.
  • Évitez de multipliez les questions, ça rallonge le temps de remplissage et dissuade de le remplir (pas plus de 5 minutes).

A quoi ça ressemble Google Form ?

Maintenant, pour vous familiariser avec le paramétrage de vos questions, voici un petit descriptif des différentes options disponibles.

Google form espace de question pour formulaire d'inscription
  1. Votre question
  2. Votre type de réponse : réponse courte, choix multiples, dates…
  3. Vos différentes réponses.
  4. « Ajouter « Autre » » est une option pour permettre à vos élèves de vous donner une réponse que vous n’avez pas imaginés.
  5. Dupliquer la question.
  6. Supprimer la question.
  7. Rendre cette question obligatoire et empêcher la validation du formulaire si la question n’a pas de réponse.
  8. Autres paramètres, comme ajouter une description.
  9. Ajouter une nouvelle question, une section ou une image (votre planning, vos tarifs…).

Comment paramétrer une réponse courte ?

Une réponse courte permet à votre futur inscrit de vous rendre une réponse texte ou chiffrée courte… comme son nom l’indique

Google form paramétrer questions à réponses courtes
  1. Tapez votre question.
  2. Sélectionnez Réponse courte dans les options.
  3. Activez « Obligatoire », si vous voulez que votre élève ne puisse pas valider son formulaire sans répondre à la question.

Pour voir un exemple de réponse courte, je vous invite à revoir le formulaire en exemple.

Comment paramétrer une réponse choix multiples ?

Google form paramétrer questions à réponse à choix multiples
  1. Tapez votre question.
  2. Sélectionnez Choix multiples dans les options de réponse. Cette question vous permettra de proposer plusieurs réponses, mais d’autoriser qu’un seul choix. Si vous souhaitez autoriser plusieurs choix, vous pouvez sélectionner le type de réponses Cases à cocher.
  3. Saisissez vos différentes options de réponses et activés Autres si nécessaire.
  4. Activez « Obligatoire », si vous voulez que votre élève ne puisse pas valider son formulaire sans répondre à la question.
  5. Dans les autres options (3 points à côté d’Obligatoire), vous pouvez ajouter un texte, comme votre règlement intérieur ou votre texte de droit à l’image.

Comment paramétrer une réponse date ?

Google form paramétrer questions à réponse date

Comme pour une réponse courte :

  1. Tapez votre question.
  2. Sélectionnez Date dans les options de réponse.
  3. Activez « Obligatoire », si vous voulez que votre élève ne puisse pas valider son formulaire sans répondre à la question.

Pour les photos et certificats médicaux, on aurait pu activer la réponse Importer un fichier. Cependant celle-ci oblige le répondant à avoir un compte Google et tout le monde n’a pas un compte Google.

Du coup, en alternative, je vous propose de mettre en place une question avec une réponse courte, pour demander à l’élève de vous transmettre par mail ces 2 fichiers.

Nous arrivons à la fin du paramétrage de ce formulaire. Je vous recommande fortement de bien vérifier toutes vos questions et réponses. Vous pouvez toujours faire un essai en cliquant sur le logo oeil (cf. photo élément du formulaire, n°6) tout en haut de votre formulaire. Une fois diffusé, vous pourrez  toujours faire des modifications, mais elles ne se verront pas sur les réponses déjà collectées.

Étape 2 – Partagez votre formulaire au plus grand nombre

Dans l’onglet Réponses, vous allez retrouver toutes les futures réponses de vos élèves.

Vérifiez bien que l’option Réponses acceptées soit bien activée (normalement elle l’est par défaut).

Pour diffuser votre formulaire, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton Envoyer (en haut à droite). Et Google Form vous propose 3 options d’envois :

  • Envoyer un mail avec votre adresse mail Gmail
  • Partager un lien, il vous suffira de copier et coller le lien sur vos réseaux sociaux, un mail ou sur votre site internet
  • Par code HTML, c’est pour les plus avancés d’entre vous qui taquinent du clavier 😉

Dès l’instant où vous partagerez votre formulaire, les préinscriptions pourront démarrer.

Étape 3 – Alors, on la valide cette inscription ?

Le jour de vos inscriptions approche et vous aimeriez consulter les réponses de vos élèves.

Vous retrouverez tous les formulaires complétés dans l’onglet Réponses. Cependant, nous utiliserons un autre outils plus lisible et adapté à votre besoin : Google Sheet, soit l’équivalent Excel de Google.

Pour y accéder, il vous suffira de cliquer sur le bouton 1 (cf. l’image ci-dessus) et de suivre les instructions. Google créera le fichier automatiquement et vous pourrez le retrouver à tout instant sur votre espace Drive.

Ce fichier contient tous les formulaires de préinscriptions complétés. Une ligne représente toutes les réponses d’un formulaire. Et les réponses se mettent à jour quasiment automatiquement.

Google form - réponses au formulaire et lien vers Gsheet

Vos préincription et votre fichier d’inscriptions validées

Pour construire votre fichier final d’inscription validée (et non de préinscription), je vous recommande de créer un second fichier Google Sheet ou Excel dans lequel vous pourrez copier/coller les lignes des élèves ayant validé leurs inscriptions.

Ce qui donnerait le processus suivant :

  • L’élève se présente à vous et vous donne son nom
  • Retrouvez les réponses au formulaire de l’élève dans votre fichier de réponse Google Sheet
  • Sélectionnez toute la ligne dans votre fichier de réponse, la copiez et la collez dans votre second fichier (Excel ou Gsheet) d’inscriptions validées.
  • Relisez les informations, validez le mode de paiement et vous pouvez même ajouter de nouvelles colonnes en bout du tableau (nombre d’heure de cours, montant à régler, suivi des payements…

Si vous utilisez Excel, pensez à régulièrement faire des sauvegardes de votre fichier d’inscription. Sur Google, la sauvegarde est automatique tant que vous êtes connecté à Internet.

Si vous le souhaitez, le jour des inscriptions, vous pourrez même mettre à disposition une seconde tablette ou ordinateur pour les dernières personnes n’ayant pas rempli le formulaire de préinscription.

LIVE : Démonstration et questions-réponses sur notre page Facebook KIM.dance, lundi 18 mai à 10h30

Maintenant que vos inscriptions vont être plus simples, que vous n’avez plus à ressaisir les informations de vos élèves, le problème va être de savoir, qu’est-ce que vous allez bien pouvoir faire de tout ce temps libre ?

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